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Ludwigsburg

Digitalisierte Daten statt staubiger Akten

Aktenschränke bis unter die Decke hoch, Regale hinter und zwischen den Arbeitsplätzen, Aktenstapel auf und neben den Tischen – die Zeiten sind für die Ausländerbehörde Geschichte. Seit gut einer Woche erstrahlen die Büros in neuem Weiß, sie sind ohne die übervollen Möbel geradezu gewachsen. Bei einem Besuch im Ausländerbüro merkt man es den Mitarbeitern an: Sie jubeln geradezu über die neue Situation. Die bedrückende Situation, sie ist verschwunden.

„Das war eine Mammutaufgabe“, sagt Jürgen Schindler, der Leiter des Bürgerbüros, und man merkt ihm an, dass er froh ist, diese Arbeit hinter sich zu haben.

20 000 Akten wurden digitalisiert, mit geschätzten zwei Millionen Blatt Papier. Die Ausländerbehörde stieß räumlich an ihre Grenzen, „wir mussten die Handlungsfähigkeit verbessern“, erzählt er. Vorbei sei die Zeit, in der die Akten hin- und hergetragen wurden. Jetzt hat man über die Bildschirme Zugriff auf die Daten.

Damit alles klappt, musste nicht nur entsprechende Software her, auch der Server der Stadt musste erweitert werden. Nach Vorbereitungen – erste Ideen gab es schon 2013 – wurde die Umstellung nach der vergangenen Bundestagswahl angegangen, erste Akten wurden im Januar eingescannt. „Wir sind immer noch dabei“, so Schindler. Auch neue Akten müssen, werden Urkunden oder Nachweise auf Papier vorgelegt, jeweils digitalisiert werden.

Damit die Arbeit der Behörde nicht stillgelegt werden musste, wurde in drei Wellen umgestellt. Personen, die einen Termin brauchten, blieben zunächst außen vor. Personen, deren Akten eingescannt wurden, kamen später dran. Laut Fachbereichsleiter Schindler eine planerische Herausforderung. Denn niemand sollte unnötig auf wichtige Dokumente warten müssen. Schließlich geht es in der Behörde meist um die Ausstellung von Aufenthaltserlaubnissen, von Duldungen oder bei Hochzeiten von Besuchseinladungen, für die Visa nötig sind.

Bis 2021 sollen laut e-Government-Gesetz die Daten bei Behörden digitalisiert werden. In Ludwigsburg gab die Raumnot den Ausschlag dafür, jetzt umzustellen. „Es war einfach alles vollgestellt“, so Schindler. Bei der Digitalisierung hat sich Ludwigsburg an der Stadt Karlsruhe orientiert, die das bereits früher in Angriff genommen hat.

Vorab musste vieles geklärt werden. Das Innenministerium war involviert, auch musste sichergestellt werden, dass die Akten nicht verloren gehen. Selbst beim Transport galt es, sie in Stahlkästen abzusichern, damit die Papiere – sollte ein Unfall passieren – nicht beschädigt werden oder vom Wind davongetragen werden.

Jetzt hat in der Verwaltung das papierlose Zeitalter begonnen. Was auch für die Mitarbeiter neu ist. Die letzten 50 Jahre habe man immer alles auf Papier festgehalten und zahlreiche Kopien angefertigt. Es werde noch eine Weile dauern, bis man sich daran gewöhnt habe. Laut Schindler hat die Umstellung in Ludwigsburg auch Interesse geweckt – es gibt immer wieder Anfragen von anderen Kommunen, die sich informieren wollen.

Hans-Peter Jans
12. März 2018
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